Analisis dan Desain Proses Bisnis

Belajar Manajemen Proses Bisnis

Pemetaan Proses Bisnis YPI Al-Zaytun (2)

IDENTIFIKASI ORGANISASI

Lokasi, Visi, Misi, Arah, dan Tujuan

Yayasan Pesantren Indonesia (YPI) Al-Zaytun merupakan yayasan pengelola pendidikan yang terletak di kecamatan Gantar, kabupaten Indramayu, Jawa Barat. YPI Al-Zaytun berdiri sejak tahun 1994 dan mulai membangun fasilitas fisik sejak 1996. Tanggal 1 Juli 1999 secara resmi dimulakan program pendidikan jenjang sekolah menengah tingkat pertama (SLTP) hingga tingkat atas (SLTA) yang dikemas dalam satu paket program pembelajaran enam tahun. Pada tahun 2002, dimulakan pendidikan kelas dewasa setara kelompok belajar (kejar) paket A, B, dan C yang diperuntukkan bagi karyawan yang belum lulus pendidikan tingkat dasar dan menengah. Kemudian pada tahun 2005, dibuka jenjang pendidikan tingkat dasar (SD) serta pendidikan anak usia dini (PAUD), dan juga dipersiapkan jenjang pendidikan tinggi. Sehingga, pada akhirnya YPI Al-Zaytun menaungi beberapa jenjang pendidikan:

  1. Pendidikan anak usia dini (PAUD)
  2. Sekolah dasar yang disebut Madrasah Ibtidaiyah (MI) Al-Zaytun
  3. Sekolah menengah tingkat pertama yang disebut Madrasah Tsanawiyah (MTs) Al-Zaytun yang dipadukan dengan sekolah menengah tingkat atas, Madrasah Aliyah (MA) Al-Zaytun.
  4. Pendidikan kelas dewasa (kejar paket A, B, C)
  5. Pendidikan tinggi yang dinamakan Universitas Al-Zaytun Indonesia

Pendidikan yang diselenggarakan YPI Al-Zaytun memadukan pesantren dengan pendidikan modern yang diungkapkan dalam motto: Pesantren Spirit but Modern System. Spirit pesantren yang dipadukan dengan sistem modern ini diterjemahkan ke dalam pengelolaan pendidikan berasrama dengan fasilitas yang memadai dan ditunjang dengan kurikulum dari Kementrian Agama dipadukan dengan kurikulum Kementrian Pendidikan Nasional ditambah dengan muatan lokal yang tetap mempertahankan nilai-nilai kemanusiaan yang universal.

Visi dan misi Al-Zaytun adalah perbaikan kualitas pendidikan umat yang tersimpul dalam motto: “Al-Zaytun Pusat Pendidikan, Pengembangan Budaya Toleransi dan Perdamaian”. Visi ini ditetapkan karena diyakini bahwa ilmu Allah dengan segala renik-detilnya hanya akan didapat dengan cara didikan dan ajaran  yang selalu dijiwai oleh toleransi dan damai.

Arah dan tujuan Al-Zaytun adalah  mempersiapkan peserta didik untuk beraqidah yang kokoh kuat terhadap Allah dan Syari’at-Nya, menyatu di dalam tauhid, berakhlaq al-karimah, berilmu pengetahuan luas, berketerampilan tinggi yang tersimpul dalam bashthotan fil ‘ilmi wal jismi sehingga sanggup siap dan mampu untuk hidup secara dinamis di lingkungan negara bangsanya dan masyarakat antarbangsa dengan penuh kesejahteraan dan kebahagiaan duniawi mahupun ukhrowi.

 

Struktur YPI Al-Zaytun

Pendidikan Al-Zaytun menganut sistem asrama (boarding school). Karenanya, seluruh unsur yang terlibat dalam pendidikan, harus terpadu dan terkait satu sama lain. Ada 3 unsur pokok dalam struktur organisasi Ma’had Al-Zaytun yang menjadi  penentu terlaksananya proses pendidikan, yaitu: 1) Yayasan Pesantren Indonesia, 2) Syaykh Al-Zaytun dengan komite dan lembaga-lembaga di bawahnya, 3) Badan Usaha Yayasan Pesantren Indonesia.

1.  Yayasan Pesantren Indonesia (YPI) Al-Zaytun

Yayasan Pesantren Indonesia terdiri dari Dewan Pembina, Pengurus dan Pengawas. Secara kewenangan dan manajerial, membawahi  Syaykh Al-Zaytun dan  Badan Badan Usaha Yayasan. Yayasan melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap terjaminnya kelancaran proses penyelenggaraan pendidikan, dengan melakukan dukungan penyiapan akomodasi,  fasilitas kesihatan siswa serta fasilitas-fasilitas pendukung proses belajar-mengajar (sarana perpustakaan, laboratorium, ruang praktek, olahraga, dan lain-lain).  Untuk mendukung hajat pembiayaan proses pendidikan, Yayasan melakukan usaha-usaha dibidang perekonomian yaitu perdagangan, jasa dan agroindustri. Hasil usaha dan keuntungan dipergunakan semaksimal mungkin untuk mendukung kelancaran pendidikan. Seluruh pengadaan sarana, prasarana dan pemeliharaan/perawatan (maintenance), unsur ketenagakerjaan (sumber daya manusia) dari mulai perencanaan keperluan pegawai, rekrutmen, sistem penggajian (upah), dan pengembangan karier.  Demikian juga untuk sistem keuangan dan finansial, di bawah tanggung jawab Pengurus YPI.

Yayasan melakukan fungsi penelitian dan pengembangan proses belajar  mengajar, mempersiapkan seluruh fasilitas yang telah menjadi plan action Al-Zaytun.  Termasuk didalamnya melakukan pembangunan Ma’had diluar kampus pusat, dan pengembangan usaha-usaha perekonomian.  Yayasan melakukan hubungan dan kerjasama  yang saling menguntungkan dengan lembaga/instansi pemerintah/swasta/perseorangan, lingkup regional maupun internasional.  Demi kelancaran proses dan peningkatan mutu pendidikan umat Islam Indonesia.

2.  Syaykh Al-Zaytun

Syaykh Al-Zaytun berfungsi sebagai pimpinan dan pengayom di dalam proses pendidikan Al-Zaytun.  Pusat perhatian dan aktivitasnya terkonsentrasi kepada kelancaran proses dan keberhasilan pencapaian indikator-indikator kemajuan pendidikan. Dalam pelaksanaan tugasnya, Syaykh Al-Zaytun bertanggung jawab kepada Yayasan Pesantren Indonesia.

Syaykh Al-Zaytun selaku pimpinan mempunyai tugas: menyusun perencanaan pendidikan, mengarahkan, mengkoordinasikan, melakukan evaluasi,  melaksanakan pengawasan, menentukan kebijaksanaan, mengadakan rapat, mengambil keputusan, mengatur proses belajar mengajar, mengatur administrasi pendidikan, membina pengelolaan kesiswaan serta mengatur komite-komite.

Syaykh Al-Zaytun selaku administrator bertugas menyelenggarakan administrasi: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan terhadap:  kurikulum, kesiswaan, kantor, kepegawaian, perlengkapan, keuangan, perpustakaan,  laboratorium dan ruang keterampilan / kesenian.

Syaykh Al-Zaytun selaku supervisor bertugas menyelenggarakan supervisi mengenai kegiatan: belajar mengajar; bimbingan dan penyuluhan, ekstra kurikuler dan  ketatausahaan.

Untuk melaksanakan tugas-tugas diatas, Syaykh Al-Zaytun di bantu oleh pihak-pihak sebagai berikut:

a.       Dewan Guru, yaitu lembaga penanggung jawab operasional pendidikan tingkat dasar dan menengah. Tugasnya mengoordinasikan manajemen-manajemen pada tingkat satuan pendidikan, sekretariat pendidikan dan lajnah-lajnah. Uraian dari lembaga-lembaga yang berada di bawah Dewan Guru adalah sebagai berikut.

1)        Manajemen Pendidikan Madrasah Ibtidaiyah yaitu lembaga yang bertugas untuk mengelola kegiatan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) dan Madrasah Ibtidaiyah dari kelas I – VI.

2)        Manajemen Pendidikan Tsanawiyah yaitu lembaga yang bertanggung jawab mengelola kegiatan pendidikan dari kelas VII – IX (MTs)

3)        Manajemen Pendidikan Aliyah yaitu lembaga yang bertugas untuk memenej kegiatan pendidikan di kelas X sampai dengan kelas XII (MA).

4)        Manajemen Pendidikan Kelas Dewasa, yaitu lembaga yang bertanggung jawab untuk menyelenggarakan kegiatan Kelompok Belajar (Kejar) Paket A (setingkat SD), Paket B (setingkat SLTP) dan Paket C (setingkat SLTA) bagi karyawan Al-Zaytun dan penduduk sekitar.

5)        Sekretariat Pendidikan, yaitu lembaga yang mengelola kegiatan administrasi pendidikan dan administrasi personalia guru  dari mulai tingkat  PAUD sampai Madrasah Aliyah (dikdasmen).

6)        Lajnah Lughah, yaitu lembaga yang bertanggung jawab menyelenggarakan kegiatan kebahasaan di kampus Al-Zaytun.

7)        Lajnah Tilawat wa Tahfidh al-Qur’an (LTTA), yaitu lembaga yang bertanggung jawab terhadap pembinaan bacaan dan hafalan Al-Qur’an  pelajar Al-Zaytun.

8)        Lajnah PPUK (Pandu Pembela Umat dan Kemanusiaan), yaitu institusi yang bertugas untuk menyelenggarakan kegiatan kepanduan atau kepramukaan di kampus Al-Zaytun.

9)        Lajnah AGICT (Al-Zaytun Global Information and Communication Technology) adalah lembaga penyelenggara kursus bidang Information Technology (IT) dan penanggung jawab penanganan IT di kampus Al-Zaytun.

b.       Manajemen Asrama yang dipimpin mudabbir asrama, bertanggung jawab dalam pengelolaan kegiatan-kegiatan keasramaan, penanganan kasus-kasus pelajar di asrama, perizinan pelajar keluar kampus, mengatur penempatan penghuni asrama, dan pemeliharaan gedung asrama. Dalam menjalankan tugasnya, Mudabbir Asrama dibimbing oleh mursyid yang ditetapkan oleh Syaykh Al-Zaytun serta dibantu oleh petugas piket pekanan. Petugas piket pekanan berasal dari unsur guru dan unsur lainnya (kesehatan, perpustakaan, keuangan, dll.). Di setiap asrama terdapat 6 kelompok piket pekanan, setiap kelompok terdiri dari 7 personal. Masing-masing kelompok bertugas selama 1 pekan dan berganti sesuai dengan nomor urutan kelompok. Dalam  penanganan pembimbingan pelajar di tiap-tiap kamar, Mudabbir Asrama mengangkat wali kamar yang berasal dari unsur guru dan pelajar kelas tertinggi.  Untuk kedisiplinan pelajar dibentuk MPPA (Majelis Permusyawaratan Pelajar Asrama). Mudabbir Asrama bertanggung jawab kepada Syaykh Al-Zaytun.

c.         Komite Olahraga dan Seni Al-Zaytun (KOSMAZ) yaitu lembaga yang menangani kegiatan olahraga olahraga dan seni di Al-Zaytun. Lembaga ini bertanggung jawab dalam perencanaan, pelatihan, seleksi atlit, penyelenggaraan event-event, kompetisi olahraga dan seni baik internal kampus maupun dengan pihak eksternal. Selain itu bertanggungjawab dalam pengadaan dan pemeliharaan sarana prasarana olahraga dan kesenian. KOSMAZ bertanggung jawab langsung kepada Syaykh Al-Zaytun.

d.         Organisasi Pelajar Al-Zaytun (OPAZ), yaitu organisasi siswa yang  menampung aspirasi siswa dan mengelola kegiatan-kegiatan kesiswaan baik dalam bidang pengembangan keilmuan (ekstra kurikuler), jurnalistik (majalah santri), peribadatan, event-event pelajar bidang seni dan olahraga, kebahasaan, kedisiplinan pelajar, dan lain-lain. Dalam menjalankan tugasnya, OPAZ dibimbing oleh Dewan Guru dan Manajemen Pendidikan. Adapun pertanggungjawaban secara organisatoris langsung kepada Syaykh Al-Zaytun.

e.           Komite-Komite, yaitu unit pelaksana teknis yang dibentuk Syaykh Al-Zaytun sebagai pembantu Syaykh Al-Zaytun dalam mendukung sepenuhnya kelancaran proses pendidikan di Al-Zaytun. Seluruh keperluan yang menyangkut proses pembelajaran ditampung oleh Syaykh Al-Zaytun dan diusulkan kepada Yayasan, dan kemudian pihak Yayasan menyerahkan kepada Syaykh Al-Zaytun untuk merealisasikan seluruh keperluan tersebut bersama  komite-komite yang ada dengan fungsi dan tugas sebagai berikut:

1)        Komite Pengendalian Kurikulum dan Pencapaian Kemajuan Edukasi

Komite ini mempunyai tugas mengkoordinasikan dan membina penelitian pendidikan, pengembangan kurikulum, sarana pendidikan, pengembangan informatika, pengelolaan pendidikan, pengembangan inovasi pendidikan serta penelitian dan pengembangan sistem pengajaran.

2)        Komite Karir Edukasi dan Pendukungnya

Fungsi dan tugasnya menyusun informasi/hajat tenaga baik tenaga edukatif (guru) mahupun administratif yang dihajatkan oleh Al Zaytun, yang direncanakan secara matang berdasarkan jumlah kelas, siswa, dan standar rasio antara jumlah kelas/siswa dengan guru/pembimbing menurut hajat yang ada, dan program / mata pelajaran yang ada pada Al Zaytun dengan kurikulum dan hasil analisis jabatan yang dilakukan pada tahun anggaran berjalan.

3)        Komite Konservasi Aset dan Lingkungan Kampus

Komite ini bertugas melaksanakan program yang berkaitan dengan pengelolaan lahan yang ada pada areal kampus maupun diluar kampus, untuk dikelola secara profesional, sehingga dari seluruh aset yang ada dapat dimanfaatkan sebagai sumber peningkatan produksi sesuai dengan hajat hidup hunian kampus guna menunjang kelancaran proses belajar mengajar. Diantaranya berupa pertanian, peternakan, perikanan dan lain-lain.

4)        Komite Kesihatan Kampus

Komite ini mempunyai tugas melaksanakan pelayanan dan penyuluhan kesihatan kepada seluruh penghuni kampus, baik berupa pelayanan medis melalui pemeriksaan atau perawatan kesihatan secara  rutin dengan disediakan sarana poliklinik kampus (Perkhidmatan Kesihatan), maupun berupa penyuluhan tentang cara hidup sihat dan kesihatan lingkungan .

5)        Komite Penegak Disiplin Belajar Mengajar dan Kampus

Tugas komite ini melaksanakan pengawasan disiplin terhadap seluruh penghuni kampus, diantaranya :

a)        disiplin hunian asrama

b)        disiplin belajar mengajar di kelas

c)        disiplin pegawai dalam pelaksanaan tugas

d)       disiplin penggunaan fasilitas kampus

e)        didiplin dalam berlalu lintas dan menggunakan kendaraan

f)         disiplin tamu / pengunjung

Dengan langkah hidup disiplin dalam Al Zaytun dapat diciptakan  keamanan dan ketertiban kampus.

6)        Komite Hubungan Masyarakat

Tugas komite ini menciptakan suatu hubungan yang harmonis antara Al-Zaytun, dengan orang tua murid dan masyarakat, sampai kepada tingkat kerjasama (partnership).  Fungsi hubungan ini untuk lebih meningkatkan keserasian kehidupan disekolah dengan kehidupan di masyarakat, sehingga anak didik yang terpaksa keluar dari kehidupan keluarganya dapat segera memasuki kehidupan dunia kampus melalui keterampilan dan pengetahuan yang diperoleh dari sekolah asal, sehingga tidak membuat canggung bagi siswa untuk secara cepat beradaptasi, sehingga secara bertahap siswa akan bertambah akrab dan terasa betah hidup dilingkungan kampus dan siap untuk hidup mandiri.

7)        Komite Kependudukan atau Hal Ihwal Urusan Intenal Kampus (HIUIK)

Tugasnya adalah menangani administrasi civitas akademika kampus. Setiap penghuni wajib memiliki identitas penghuni sekaligus sebagai buku perizinan keluar masuk yang disebut Buku Izin Tinggal (BIT). Bagian administrasi HIUIK bertugas membuat BIT dan pengesahannya oleh YPI. Adapun bagian gate HIUIK  memeriksa dan menginput keluar masuk civitas akademika Al-Zaytun, setelah pemegang BIT mendapatkan izin dari masing-masing intansi pemberi izin.

8)        Komite Penelitian dan Pengembangan (Litbang)

Komite ini bertugas meneliti dan mengembangkan metode dan sistem pembelajaran melalui kurikulum yang ada bagi kemajuan peserta didik dan pamong didik dalam usaha mencapai Tujuan, Filosofis dan Motto Pendidikan Al-Zaytun.

9)        Komite Hubungan Luar Negeri

Tugas komite ini adalah untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara Al-Zaytun dengan masyarakat antar bangsa baik wali murid mahupun tokoh dan pimpinan masyarakat luas antar bangsa.

10)    Komite Perbekalan Pembelajaran dan Kampus

Tugas komite ini menyediakan keperluan pemakanan dan logistik seluruh penghuni kampus.

11)    Komite Pengembangan dan Pembangunan Sarana dan Prasarana Edukasi

Komite ini betugas membangun sarana dan prasarana edukasi seperti gedung pembelajaran dan perlengkapannya, serta merawat dan memperbaiki fasilitas-fasilitas tersebut.

Dalam pelaksanaan tugas, komite bertanggung jawab kepada Syaykh Al-Zaytun sedangkan secara fungsional komite bekerjasama dengan seluruh komponen Al-Zaytun terhadap hajat kemajuan dan perkembangan pendidikan.

3.  Badan Usaha Milik Yayasan Pesantren Indonesia

Badan Usaha Yayasan Pesantren Indonesia adalah badan-badan yang menjalankan berbagai usaha yang halal dan menguntungkan untuk mendukung segala hajat pembiayaan proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan pendidikan Al-Zaytun. Badan usaha yang sudah berjalan antara lain: koperasi, pertanian, peternakan, perikanan, meubeler, dan pabrik beras.

Bagan struktur YPI Al-Zaytun dapat dilihat pada gambar 1.

 

Produk Dan Konsumen

YPI Al-Zaytun sebagai sebuah organisasi bisnis menghasilkan produk sebagai berikut.

  1. Sumber daya manusia (SDM) lulusan PAUD
  2. SDM lulusan sekolah tingkat dasar (MI)
  3. SDM lulusan sekolah menengah tingkat atas (MA)
  4. SDM lulusan Universitas Al-Zaytu Indonesia
  5. SDM lulusan sekolah dewasa

Konsumen YPI Al-Zaytun adalah orang tua siswa/mahasiswa, pada produk nomor 1 s.d. 4, dan masyarakat pada produk nomor 5.

 Gambar 1. Struktur Yayasan Pesantren Indonesia (YPI) Al-Zaytun


Categorised as: Identifikasi Organisasi, Proses Bisnis


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>